公司规范化办公程序干理规定
规范化办公程序干理规定
文书处理程序：
目 ：进步加强健全企业综合档案理工作规范文件收集整理立卷档程序保持企业档案材料完整齐全更维护企业利益反映企业历史面貌记录企业业绩企业开拓营提供服务
参考文件：总公司档案理办法济档案理办法（××字[2002]第111号）
附 件：档案库房理制度
档案补充修改制度
档案阅档案材料复印制度
档案鉴定销毁制度
档案统计制度
综合档案档范围保期限
工程济档案容责分工
（） 收文：
1级机关发文件资料应综合办时分类签收登记编号部室直接收
带回文件应时送综合办统登记处理部室拆收办综合办时督促催收
2综合办收文件应ISO14001OHSAS18001关程序时办理收文手续文件承办单确保做件隔日急件立办积压
3文件公司领导批办关批示时转交承办部门签收办理承办结果时反馈综合办通综合办反馈关领导综合办做督办事项登记
4文件传阅严格登记手续加速公文运转份文件传阅者手中般超天阅文者应文件承办单签字时送综合办
5涉部门合办（合阅）文件公司领导批示意见交办部门组织办理负责办完立卷档
6严格保密制度文件密级加强理文件规定范围传阅部门丢失文件外传泄密丢失文件发生应立逐级报严肃处理
（二） 发文：
1钢结构工程分公司公文文号××字××字 ××工字 ××团字
2行文办理程序包括拟稿会签核稿签发编印校核印登记分发等均相应员签字
3公司名义报项请示报告文件外发出正式文件均业务性质口部室办员起草拟稿部室负责核稿报呈公司领导签发需部室会签文件部室会相关部室会签会签报公司领导签发
4拟稿需公司统求格式统规定发文稿纸书写清楚连手稿附件公司领导签发部室送综合办编发公文文号印分发
5文件资料报表印严格关规定办理部室负责校公文应印字员校员姓名
6发文原稿连附件交部室专负责保存催办立卷档
（三） 档：
1 公司设立档案室配备专职档案理员部室设立兼职档案员（部室资料员业）档案室口综合办
2 档程序包括收集整理鉴定排列装订编号编目等程序专兼职档案员均应步骤档
（1） 收集：核已齐全收发文件档案室协助立卷部门确定立卷范围删需档文件
（2） 整理：遵循文件材料然形成规律保持文件间机联系档案室协助部室应
档文件进行分类公司全部档案分十类：综合类群工作类行政理类财务理类审计类生产营类建筑工程类设备仪器类科学技术类建筑设计类事档案类
（3） 档案价值鉴定：部室分类文件根档案保期限规定类文件容重程度进行鉴定确定保存价值分永（Y）长（C）短（D）三种档文件
（4） 排列：部室保期限类文件发文时间序排列档文件件单位请示批复件排列序：批复前请示转发文前原件正文前附件文字材料前图纸片专题会议案件处理等材料分集中排列
（5） 装订：文件件装订永久长期保存文件掉金属物档案局指定装订材料装订压字
（6） 编号：档文件文件编号文件首页端空白处加盖档章填写年度室编件号机构保期限等固定文件位置
（7） 编目：档文件部室保期限类文件室编件号序装盒逐件编制档文件目录盒备考表部门理审核签字档案室检查验收办理档案移交手续
3 档范围公文材料（详见附件综合档案档范围保期限）应保证全面性序性保密性文件材料必须准确反映出公文形成程公司营理等项活动中真实容历史程
4 综合办负责公司日常济理工作中形成办理完毕具查考保存价值公文材料领导批示（包括种图文影资料）等整理（立卷）档负责妥善保证件文件
5 重会议形成公文包括录音带录带片等关材料综合办负责收集整理档
6 公司营理工作中形成重文件资料职部门业务范围（责分工详见附件工程济档案容责分工）部室兼职档案员关规定负责收集整理核年度3月底前年度形成应档文件材料分类立卷部门理审核签字档案室移交档备查
7 年形成会计档案会计年度终暂财务部保年保期满财务部编织会计档案移交清册部门理审核签字档备查
8 工程项目档案应竣工验收步完成立卷技质部负责组织鉴定档工作
9 设备仪器档案开箱验收部室审定档
10 事档案中工资审定职称评审入入团等材料须级批复10～20天关部室编制事档案零散材料移交单时档
11 利现代化办公手段进行计算机存档文件（：工程设计图纸财务软件数备份会
议资料影音文件等）部室应季度报综合办综合办统刻录光盘备份存档
12 涉部室联合办理公文原件办部室整理档部室保存复印件形式公文副
（四） 利：档文件应编制档案总目录档案分类目录等检索工具备阅（关规定详见附件档案阅档案材料复印制度）
（五） 统计：详见附件档案统计制度
（六） 保：做七防工作档案材料保密工作
（七） 销毁：详见附件档案鉴定销毁制度
二 印信理程序：
1 分公司印鉴介绍信营业执综合办保切印开具介绍信营业执原件复印件通综合办
2 综合办确保印信工作正常开展防止滥出现漏洞加强印鉴介绍信营业执理
3 印信工作根情况容范围相应批准手续印登记方办理
4 分公司法章财务部保财务工作关印外印需综合办办理关印手续
5 需营业执原件复印件部室应综合办办理关审批登记手续营业执原件出原复印应时复印件应加盖公司公章注明仅限……字样
6 介绍信开出容明确具体填写效期限介绍信编号持姓名介绍信正文存根应致介绍信开出未应交回综合办附存根备查
7 介绍信持介绍信遗失应时报告涉重事项应通知前办事单位防事
8 须严格遵守纪律开假证明空白介绍信确特殊情况需持空白介绍信外出办事须公司领导批准
9 部室印鉴（包括合专章财务专章采购专章等）应部室专保部门理监督加盖印章应履行相应审批登记手续
10 工作业务需加盖总承包公司印鉴时需部门理填写印审批表报公司领导签字方总承包公司办公室办理关印手续
11 印鉴准出室印鉴保部室时清洗保养确保盖印清晰
12 公司印鉴介绍信部室印鉴均牢固加锁意放置理善造成事视情况追究责
三 公函邮寄程序：
1公司公函（包括财务汇票工程档案合文等）需EMS（邮政特快专递）邮寄综合办统办理
2般公函（时间安全系数求高）着降低成减少办公费原部室信行邮寄
3公函办理EMS邮寄时手严格登记手续综合办应时处理保证日递送拖延
4公函邮寄限部室工作需外发出种信函私邮寄予办理
四 办公设备品程序：
范 围：公司办公设备指办公计算机外设复印机传真机扫描仪等固定资产理设备办公品指办公复印纸水笔笔记信笺等低值易耗品
目 ：节约开支杜绝浪费确保公司办公设备办公品合理
参考文件：总公司行政办公设备理规定（××字[2002]第125号）
1 办公设备综合办根需领导批准统购置
2 办公设备综合办会采购部统编号建帐理部门负责日常维护保养
3 办公设备损坏综合办查明原联系维修建立相应维修台帐
4 办公设备报废需综合办会财务部确认残体综合办处置
5 办公设备严格操作规程严禁行拆卸部件
6 办公品综合办统购置理
7 办公品根实际工作需周周二午部门需专次性集中办理领手续
8 特殊需办公品提前综合办登记领导批准统购置
9 综合办根领导审批采购清单进行办公品购置采购物品分类进帐
五 图书购置阅程序：
1 图书资料部室理编制购书计划报公司领导批准部室行购置
2 购置图书购置应持图书发票综合办办理图书入库阅手续综合办发票联签字方财务部办理关报销手续
3 图书资料应综合办加盖公司公章编写图书书号进行图书资料登记
4 综合办应ISO14001OHSAS18001关程序相关图书资料加盖效版章
5 阅员应爱护图书原损坏丢失图书资料价赔偿
六 信息传递程序：
1 公司级部室间情况交流信息沟通企业济运行中起着重意义
2 总公司行信息（包括FaxEmail电话通知信函等）综合办统查收做记录报呈公司领导发相关部室承办
3 部室认真级级级关单位间联系接关信息应立作记录记录容时传达关部门员时处理关事项
4 部室间信息沟通通会议简报交流等种形式进行
5 公司建立健全呈阅件制度部室采呈阅件形式公司领导汇报工作提出建议综合办应加强呈阅件理做件件落实事事回音
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规范化办公程序干理规定
文书处理程序：
目 ：进步加强健全企业综合档案理工作规范文件收集整理立卷档程序保持企业档案材料完整齐全更维护企业利益反映企业历史面貌记录企业业绩企业开拓营提供服务
参考文件：总公司档案理办法济档案理办法（××字[2002]第111号）
附 件：档案库房理制度
档案补充修改制度
档案阅档案材料复印制度
档案鉴定销毁制度
档案统计制度
综合档案档范围保期限
工程济档案容责分工
（） 收文：
1级机关发文件资料应综合办时分类签收登记编号部室直接收
带回文件应时送综合办统登记处理部室拆收办综合办时督促催收
2综合办收文件应ISO14001OHSAS18001关程序时办理收文手续文件承办单确保做件隔日急件立办积压
3文件公司领导批办关批示时转交承办部门签收办理承办结果时反馈综合办通综合办反馈关领导综合办做督办事项登记
4文件传阅严格登记手续加速公文运转份文件传阅者手中般超天阅文者应文件承办单签字时送综合办
5涉部门合办（合阅）文件公司领导批示意见交办部门组织办理负责办完立卷档
6严格保密制度文件密级加强理文件规定范围传阅部门丢失文件外传泄密丢失文件发生应立逐级报严肃处理
（二） 发文：
1钢结构工程分公司公文文号××字××字 ××工字 ××团字
2行文办理程序包括拟稿会签核稿签发编印校核印登记分发等均相应员签字
3公司名义报项请示报告文件外发出正式文件均业务性质口部室办员起草拟稿部室负责核稿报呈公司领导签发需部室会签文件部室会相关部室会签会签报公司领导签发
4拟稿需公司统求格式统规定发文稿纸书写清楚连手稿附件公司领导签发部室送综合办编发公文文号印分发
5文件资料报表印严格关规定办理部室负责校公文应印字员校员姓名
6发文原稿连附件交部室专负责保存催办立卷档
（三） 档：
1 公司设立档案室配备专职档案理员部室设立兼职档案员（部室资料员业）档案室口综合办
2 档程序包括收集整理鉴定排列装订编号编目等程序专兼职档案员均应步骤档
（1） 收集：核已齐全收发文件档案室协助立卷部门确定立卷范围删需档文件
（2） 整理：遵循文件材料然形成规律保持文件间机联系档案室协助部室应
档文件进行分类公司全部档案分十类：综合类群工作类行政理类财务理类审计类生产营类建筑工程类设备仪器类科学技术类建筑设计类事档案类
（3） 档案价值鉴定：部室分类文件根档案保期限规定类文件容重程度进行鉴定确定保存价值分永（Y）长（C）短（D）三种档文件
（4） 排列：部室保期限类文件发文时间序排列档文件件单位请示批复件排列序：批复前请示转发文前原件正文前附件文字材料前图纸片专题会议案件处理等材料分集中排列
（5） 装订：文件件装订永久长期保存文件掉金属物档案局指定装订材料装订压字
（6） 编号：档文件文件编号文件首页端空白处加盖档章填写年度室编件号机构保期限等固定文件位置
（7） 编目：档文件部室保期限类文件室编件号序装盒逐件编制档文件目录盒备考表部门理审核签字档案室检查验收办理档案移交手续
3 档范围公文材料（详见附件综合档案档范围保期限）应保证全面性序性保密性文件材料必须准确反映出公文形成程公司营理等项活动中真实容历史程
4 综合办负责公司日常济理工作中形成办理完毕具查考保存价值公文材料领导批示（包括种图文影资料）等整理（立卷）档负责妥善保证件文件
5 重会议形成公文包括录音带录带片等关材料综合办负责收集整理档
6 公司营理工作中形成重文件资料职部门业务范围（责分工详见附件工程济档案容责分工）部室兼职档案员关规定负责收集整理核年度3月底前年度形成应档文件材料分类立卷部门理审核签字档案室移交档备查
7 年形成会计档案会计年度终暂财务部保年保期满财务部编织会计档案移交清册部门理审核签字档备查
8 工程项目档案应竣工验收步完成立卷技质部负责组织鉴定档工作
9 设备仪器档案开箱验收部室审定档
10 事档案中工资审定职称评审入入团等材料须级批复10～20天关部室编制事档案零散材料移交单时档
11 利现代化办公手段进行计算机存档文件（：工程设计图纸财务软件数备份会
议资料影音文件等）部室应季度报综合办综合办统刻录光盘备份存档
12 涉部室联合办理公文原件办部室整理档部室保存复印件形式公文副
（四） 利：档文件应编制档案总目录档案分类目录等检索工具备阅（关规定详见附件档案阅档案材料复印制度）
（五） 统计：详见附件档案统计制度
（六） 保：做七防工作档案材料保密工作
（七） 销毁：详见附件档案鉴定销毁制度
二 印信理程序：
1 分公司印鉴介绍信营业执综合办保切印开具介绍信营业执原件复印件通综合办
2 综合办确保印信工作正常开展防止滥出现漏洞加强印鉴介绍信营业执理
3 印信工作根情况容范围相应批准手续印登记方办理
4 分公司法章财务部保财务工作关印外印需综合办办理关印手续
5 需营业执原件复印件部室应综合办办理关审批登记手续营业执原件出原复印应时复印件应加盖公司公章注明仅限……字样
6 介绍信开出容明确具体填写效期限介绍信编号持姓名介绍信正文存根应致介绍信开出未应交回综合办附存根备查
7 介绍信持介绍信遗失应时报告涉重事项应通知前办事单位防事
8 须严格遵守纪律开假证明空白介绍信确特殊情况需持空白介绍信外出办事须公司领导批准
9 部室印鉴（包括合专章财务专章采购专章等）应部室专保部门理监督加盖印章应履行相应审批登记手续
10 工作业务需加盖总承包公司印鉴时需部门理填写印审批表报公司领导签字方总承包公司办公室办理关印手续
11 印鉴准出室印鉴保部室时清洗保养确保盖印清晰
12 公司印鉴介绍信部室印鉴均牢固加锁意放置理善造成事视情况追究责
三 公函邮寄程序：
1公司公函（包括财务汇票工程档案合文等）需EMS（邮政特快专递）邮寄综合办统办理
2般公函（时间安全系数求高）着降低成减少办公费原部室信行邮寄
3公函办理EMS邮寄时手严格登记手续综合办应时处理保证日递送拖延
4公函邮寄限部室工作需外发出种信函私邮寄予办理
四 办公设备品程序：
范 围：公司办公设备指办公计算机外设复印机传真机扫描仪等固定资产理设备办公品指办公复印纸水笔笔记信笺等低值易耗品
目 ：节约开支杜绝浪费确保公司办公设备办公品合理
参考文件：总公司行政办公设备理规定（××字[2002]第125号）
1 办公设备综合办根需领导批准统购置
2 办公设备综合办会采购部统编号建帐理部门负责日常维护保养
3 办公设备损坏综合办查明原联系维修建立相应维修台帐
4 办公设备报废需综合办会财务部确认残体综合办处置
5 办公设备严格操作规程严禁行拆卸部件
6 办公品综合办统购置理
7 办公品根实际工作需周周二午部门需专次性集中办理领手续
8 特殊需办公品提前综合办登记领导批准统购置
9 综合办根领导审批采购清单进行办公品购置采购物品分类进帐
五 图书购置阅程序：
1 图书资料部室理编制购书计划报公司领导批准部室行购置
2 购置图书购置应持图书发票综合办办理图书入库阅手续综合办发票联签字方财务部办理关报销手续
3 图书资料应综合办加盖公司公章编写图书书号进行图书资料登记
4 综合办应ISO14001OHSAS18001关程序相关图书资料加盖效版章
5 阅员应爱护图书原损坏丢失图书资料价赔偿
六 信息传递程序：
1 公司级部室间情况交流信息沟通企业济运行中起着重意义
2 总公司行信息（包括FaxEmail电话通知信函等）综合办统查收做记录报呈公司领导发相关部室承办
3 部室认真级级级关单位间联系接关信息应立作记录记录容时传达关部门员时处理关事项
4 部室间信息沟通通会议简报交流等种形式进行
5 公司建立健全呈阅件制度部室采呈阅件形式公司领导汇报工作提出建议综合办应加强呈阅件理做件件落实事事回音
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