61. 4. 注意事项: l 及时将电话转给被找人员,如被找人员不在,应问清楚是否需回电,及来电人姓名、回电号码等。 l 如来电人所要找的人不在办公室,需接电话的人员到其它部门寻找接电话的人,应在找人之前对来电人说明情况,以免来电人莫名其妙地等待较长时间。 l 若对方拨错了号码,不要说“打错了”,就马上挂掉,应礼貌地说“你拨错号码了,我的电话是XXXXXXXX号”。
62. l 最好能有较强的分辨能力,一拿起话筒立刻听出对方的话音,并直呼其尊称,这样你会给对方留下特别热情的印象。 l 电话交谈中,切忌嘴里咬笔、口香糖或香烟等,说话声音不宜太大太快。电话声音太小、嘈杂或对方口音不清时,应客气地请对方再讲一遍或挂断重拨。
63. l 电话机旁应有纸、笔等文具,以便随时记下来电者的姓名、单位、电话号码、来电时间及通话要点,并签署自己的姓名,表明是你接的这个电话。要养成一听到电话铃就拿起笔作记录的习惯,内容重要而复杂的电话,可要求对方复述一遍。
64. l 如果你在接电话时必须取有关资料说明问题的话,应在半分钟之内返回,因为30秒钟对等电话的人来说是相当长的时间。如果你取资料的时间超过30秒,必须在电话里先问对方是否愿意等,亦可等你查好后再打电话给他。
65. l 与客人上级通话时,应等对方挂机后,再轻放听筒;但如对方也在等你先挂电话或很慢挂断时,你可轻轻放下电话,不要用力过大,以免使对方耳朵受震。 l 公司员工日常工作繁杂,也有心情不愉快的时候,因此,在接电话时,一定不能把自己不良心情带到电话中,以免影响公司形象。